Khái quát về Việt Nam lưu trữ Cộng hòa (1955-1975), Phần 1

TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Giảng viên Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng

1. Sau khi Hiệp định Giơnevơ được ký kết (7-1954), đất nước ta bị chia cắt làm hai miền. Tình hình lưu trữ ở nước ta nổi lên một hình thế rất độc đáo là trên phạm vi cả nước, ở miền Bắc có công tác lưu trữ CTLT) của Nhà nước VNDCCH; còn trên phần lãnh thổ phía Nam, bên cạnh CTLT của Nhà nước Việt Nam Cộng hòa - một chính quyền do đế quốc Mỹ dựng lên sau ngày đình chiến còn có CTLT của chính quyền cách mạng Cộng hòa miền Nam Việt Nam.
2. Ở miền Nam, ngày 7-7-1954, đế quốc Mỹ đưa Ngô Đình Diệm lên làm Thủ tướng, đồng thời đã tìm mọi thủ đoạn nhanh chóng hợp thức hoá và củng cố chính quyền Sài Gòn nhằm thống trị miền Nam bằng chủ nghĩa thực dân mới. Năm 1955, chính quyền Ngô Đình Diệm do Mỹ giật dây đã tổ chức một cuộc tổng tuyển cử giả hiệu, gọi là “trưng cầu dân ý”, đưa Ngô Đình Diệm lên làm Tổng thống của chính thể Việt Nam Cộng hòa (VNCH). Trải qua các thời kỳ Đệ nhất Cộng hòa (1955-1963), thời kỳ lực lượng quân đội nắm quyền (11/1963-4/1967) và Đệ nhị Cộng hòa (4/1967-4/1975), chính quyền Sài Gòn vì mục tiêu chính trị của mình đã có những quan tâm xây dựng CTLT trên phần lãnh thổ miền Nam do VNCH quản lý.


Vận động trưng cầu dân ý năm 1955 đưa Ngô Đình Diệm lên nắm quyền 
(Nguồn: vi.wikipedia.org)
3. Hoạt động lưu trữ của VNCH diễn ra trong điều kiện chiến sự ác liệt giữa lực lượng cách mạng của chúng ta và phía đối phương là Mỹ - Ngụy, cùng với những cuộc đấu tranh tranh giành quyền lực giữa các lực lượng, phe nhóm khác nhau trong nội bộ chính quyền Sài Gòn đã làm cho tình hình miền Nam trở nên đầy biến động, bất ổn định về mọi mặt. Tình hình đó đặt ra nhiều khó khăn, trở ngại, tác động nặng nề đối với hoạt động lưu trữ của VNCH, một lĩnh vực vốn dĩ rất cần một môi trường kinh tế - xã hội hòa bình, ổn định để tồn tại và phát triển.
4. Trong giai đoạn 1955-1959, do phải tập trung cho nhiệm vụ xây dựng bộ máy chính quyền, tổ chức chống cộng, đàn áp các phong trào yêu nước, đấu tranh chống khủng bố, đòi hòa bình và các quyền tự do dân chủ của nhân dân miền Nam, nên CTLT của chính quyền Sài Gòn chưa được chú trọng. Hoạt động của các tổ chức lưu trữ được lập ra trong thời kỳ trước đó hầu như bị tê liệt. 
Trước tình hình đó, từ năm 1959, chính quyền Sài Gòn thấy rằng phải sớm chấn chỉnh CTLT trên toàn bộ phần lãnh thổ miền Nam do VNCH quản lý và đã xây dựng CTLT trên 3 mặt hoạt động chủ yếu sau đây:
I. XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC VÀ ĐỘI NGŨ CÔNG CHỨC LƯU TRỮ
1. Xây dựng tổ chức lưu trữ mà trước hết là thành lập cơ quan quản lý CTLT trên phạm vi toàn miền là công việc quan trọng đầu tiên của chính quyền Sài Gòn. 
Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục trong văn bản số 3528/GD/PC ngày 5-3-1959 gửi Tổng thống VNCH thuyết trình về việc này đã nhận định rằng: từ năm 1945 đến năm 1959, công việc lưu trữ gặp rất nhiều trở ngại vì ảnh hưởng chiến sự, thiếu cán bộ chuyên môn, thiếu phương tiện thích hợp; nếu để tình hình đó kéo dài thì sẽ gây khó khăn, làm mất nhiều thời gian cho việc sưu tầm tài liệu và phục vụ nghiên cứu của các nhà sử học. Vì vậy, cần thành lập một tổ chức về lưu trữ để công việc này được tổ chức theo những phương pháp khoa học, thống nhất và chấm dứt tình trạng thiếu tổ chức của ngành lưu trữ (Tài liệu TTLTQG II, Phông Nha Văn khố và Thư viện quốc gia, hồ sơ 1062).  
Từ yêu cầu đó, ngày 13-4-1959, Tổng thống VNCH đã ban hành Sắc lệnh số 86-GD về thiết lập Nha Giám đốc Văn khố và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Nha có nhiệm vụ chung là tiếp nhận, hướng dẫn và kiểm soát thư viện quốc gia và các thư viện công trong toàn quốc; tiếp nhận, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu do các bộ, nha, sở gửi về lưu trữ; hướng dẫn và giúp đỡ về chuyên môn việc tổ chức và điều hành các sở, phòng lưu trữ trong toàn quốc; huấn luyện nhân viên các công sở thành những chuyên viên có khả năng phụ trách việc quản thủ thư viện hay lưu trữ hồ sơ, tài liệu. 
Tiếp đó, ngày 20-8-1959, Bộ Quốc gia Giáo dục đã ban hành Nghị định số 1118/GD/NĐ quy định nhiệm vụ và tổ chức của Nha Văn khố và Thư viện toàn quốc. Nhiệm vụ cụ thể của Nha về CTLT được quy định là tiếp nhận, lưu trữ, sắp xếp theo quy tắc nhất định những hồ sơ, tài liệu đã lâu quá 10 năm do các cơ quan Chính phủ gửi lưu trữ; thu thập, sắp xếp theo quy tắc nhất định và khôi phục lại những hồ sơ, tài liệu có tính cách lịch sử; cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho các cơ quan Chính phủ và các học giả; hủy bỏ những công văn, tài liệu xét không cần thiết khi có ý kiến của một hội đồng do Bộ Quốc gia Giáo dục chỉ định; huấn luyện các chuyên viên và mở các lớp tu nghiệp về chuyên môn lưu trữ, thu nhận các công chức do các cơ quan gửi tới tập sự về lưu trữ trong một thời hạn nhất định. Trong tổ chức bộ máy của Nha có Sở Lưu trữ công văn và Thư viện có nhiệm vụ thu thập những hồ sơ, tài liệu cũ do các cơ quan hành chính tại Sài Gòn và các tỉnh Nam phần, trung nguyên và cao nguyên trung phần gửi lưu trữ; phân loại và sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lập các phiếu tra cứu theo các quy tắc nhất định; giao thiệp với các cơ quan công quyền hay tư nhân cần tài liệu lưu trữ và cấp bản sao tài liệu; trừ sâu mọt và ẩm ướt tại các kho lưu trữ bằng các biện pháp khoa học; hướng dẫn các cơ quan hành chính về lưu trữ công văn; tổ chức hủy bỏ hồ sơ, tài liệu cũ theo quy định; đặt mua dụng cụ và vật liệu đặc biệt cho các kho lưu trữ.
Ngày 19-7-1963, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ban hành Nghị định số 1057-GD/PC/NĐ thiết lập Chi nhánh văn khố Đà Lạt trực thuộc Nha Văn khố và Thư viện quốc gia. Chi nhánh Đà Lạt có nhiệm vụ thu thập, sắp xếp, giữ gìn những hồ sơ, tài liệu cũ do các cơ quan hành chính tại cao nguyên và trung nguyên trung phần gửi lưu trữ; thu thập, sắp xếp, giữ gìn những tài liệu của Văn phòng Quốc trưởng Bảo Đại và Hoàng triều cương thổ; sắp xếp và phiên dịch mục lục châu bản của triều đình Huế; giữ gìn, sắp xếp các mộc bản; phân loại và làm phiếu các hồ sơ lưu trữ theo quy tắc nhất định; cung cấp bản sao tài liệu cho các cơ quan công quyền hoặc tư nhân có yêu cầu về tài liệu lưu trữ; tổ chức bảo quản tài liệu bằng các biện pháp khoa học... 
Ngày 8-9-1971, Văn phòng Quốc vụ khanh đặc trách văn hoá đã ban hành Nghị định số 322-QVK/VH/NĐ thiết lập Chi nhánh văn khố Huế trực thuộc Nha Văn khố và thư viện quốc gia. Chi nhánh Huế có nhiệm vụ thu thập, sắp xếp, lưu giữ nhũng hồ sơ, tài liệu (kể cả tài liệu cũ) do các cơ quan hành chính và chuyên môn tại trung nguyên Trung phần chuyển giao; phân loại, thống kê hồ sơ. tài liệu lưu trữ (TLLT) theo quy tắc nhất định; giúp dỡ các cơ quan công quyền hay tư nhân tham khảo tài liệu và cấp bản sao hay bản trích lục tài liệu khi có nhu cầu; bảo quản tài liệu lưu trữ theo những biện pháp khoa học.
Ngày 28-1-1973, Thủ tướng VNCH đã ban hành Sắc lệnh số 18-SL/QVK/VH đổi tên (cải danh) Nha Văn khố và Thư viện quốc gia thành Nha Văn khố quốc gia và quy định điều chỉnh tổ chức, nhiệm vụ của Nha cho phù hợp với tình hình mới. Theo Sắc lệnh này, các nhiệm vụ thuộc về công tác thư viện được bàn giao cho Thư viện quốc gia. Nha Văn khố quốc gia tập trung thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ bao gồm: tổ chức, hướng dẫn và kiểm soát các trung tâm văn khố trong toàn quốc; tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các Bộ, nha, sở và các cơ quan phụ thuộc gửi về lưu trữ...; hướng dẫn và giúp đỡ về chuyên môn đối với các sở, phòng lưu trữ trong toàn quốc; tổ chức bồi dưỡng; tổ chức và tu nghiệp về chuyên môn lưu trữ cho các công sở...    
2. Cùng với việc thành lập và kiện toàn hoạt động của Nha Văn khố quốc gia, chính quyền Sài Gòn còn quan tâm xây dựng tổ chức lưu trữ trong các bộ, nha, sở ở trung ương, trong quân đội và ở các cơ quan hành chính địa phương để từ đó hình thành nên một hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ TW đến các địa phương. 
a) Tổ chức lưu trữ cấp bộ
Cùng với việc ấn định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các bộ, tổ chức bộ máy đảm trách CTLT cũng được quy định ở nhiều cơ quan TW như Cảnh sát quốc gia, Bộ Thông tin, Bộ Nội vụ, Bộ Canh nông, Bộ Giáo dục, v v .. 
Mô hình tổ chức lưu trữ ở các bộ, ngành cũng rất khác nhau: có bộ có thành lập Phòng Lưu trữ riêng biệt, có bộ đặt bộ phận lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính, có bộ lưu trữ trực thuộc Phòng Công văn và có bộ lưu trữ kết hợp với thư viện thành Phòng Lưu trữ - Thư viện, v v ... 
b) Tổ chức lưu trữ quân đội 
Để phục vụ cho yêu cầu của hoạt động quân sự trên chiến trường miền Nam, tổ chức bộ máy làm CTLT đã được chính quyền Sài Gòn đã rất chú trọng.
Từ khi thành lập đến năm 1959, quân đội VNCH không có một cơ quan chuyên trách quản lý hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị chất đống dẫn đến việc tra tìm rất khó khăn. Để khắc phục tình trạng đó, Bộ Tổng tham mưu đã ban hành Sự vụ Văn thư số 001/TTM/L/TQT ngày 03-3-1960 thành lập Trung tâm Văn khố quân đội với nhiệm vụ tiếp nhận, lưu trữ và bảo tồn tất cả các hồ sơ, tài liệu có giá trị của quân đội; quản trị hồ sơ của các quân nhân (sĩ quan, hạ sĩ quan) và cung cấp các chứng từ cần thiết cho cựu quân nhân và thân nhân liệt sĩ; sưu tầm tài liệu tham khảo, tài liệu lịch sử và thỏa mãn mọi sự tham cứu của các cơ quan, đơn vị quân đội; xem xét giá trị các hồ sơ theo tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để tiêu hủy những hồ sơ không còn giá trị; quản trị các loại binh thư, sách báo nhằm thỏa mãn nhu cầu độc giả quân, dân chính. Đứng đầu Trung tâm Văn khố có một Chỉ huy trưởng, các bộ phận giúp việc có Ban Nghiên cứu, Thư viện, Hành chính yểm trợ, Khối Hồ sơ sự vụ cá nhân, Khối Quân bạ.
Đến năm 1964, các chi nhánh Văn khố Quân đội được chính thức thành lập theo Sự vụ Văn thư số 2217/TTL/3/4/K ngày 30-12-1964. Chi nhánh I tại Đà Nẵng để quản trị hồ sơ tài liệu của các đơn vị đồn trú trên lãnh thổ Quân khu I; chi nhánh II tại Quy Nhơn, quản trị hồ sơ ở Quân khu II; chi nhánh III tại Biệt khu thủ đô, quản trị hồ sơ ở Quân khu III và chi nhánh IV tại Cần Thơ, quản trị hồ sơ ở Quân khu IV.
Nhiệm vụ của các chi nhánh là tiếp nhận, lưu trữ và bảo tồn hồ sơ của Bộ Tư lệnh Quân khu, Bộ Chỉ huy Tiếp vận, các đơn vị và các cơ quan trực thuộc đồn trú trong Quân khu; cung cấp tài liệu tham khảo cho các cơ quan đơn vị; quản trị hồ sơ quân bộ binh sĩ thuộc các chủ lực quân, địa phương quân và cung cấp các chứng từ cần thiết cho cựu quân nhân và thân nhân tử sĩ; chọn lọc và chuyển về Trung tâm Văn khố các hồ sơ có giá trị lâu năm.
Để có nhân viên phục vụ trong hoạt động lưu trữ quân đội, Trung tâm Văn khố đã phối hợp với Trường Tổng quản trị tổ chức trong hai năm (1962-1963) được 5 khóa huấn luyện chuyên viên văn khố, kết quả đã đào tạo được 260 chuyên viên. Ngoài ra, Trung tâm Văn khố và các Chi nhánh Văn khố còn hướng dẫn thực tập cho nhân viên những cơ quan, đơn vị tân lập hay chưa có chuyên viên văn khố; tổ chức thanh tra kiểm tra định kỳ, tổ chức tập huấn, hội thảo để trao đổi kinh nghiệm.
Tóm lại, trong điều kiện chiến tranh hết sức khó khăn, chính quyền VNCH đã có nhiều cố gắng trong việc xây dựng tổ chức lưu trữ ở TW, trong đó đã tập trung xây dựng Nha Văn khố quốc gia, tổ chức lưu trữ quân đội, lưu trữ trong các bộ và cơ quan thuộc chính phủ. Các tổ chức lưu trữ ở cấp TW kể trên đã đóng góp tích cực trong CTLT của VNCH.
c) Tổ chức lưu trữ địa phương
Lưu trữ cấp tỉnh
Điều 2, Sắc lệnh số 86-GD quy định Nha Văn khố và Thư viện quốc gia có chức năng “… Hướng dẫn về phương diện chuyên môn việc tổ chức và điều hành các Sở, Phòng Lưu trữ trong toàn quốc…”.  Các cơ quan trung ương và địa phương phải thành lập sở hoặc phòng để tổ chức và quản lý TLLT. 
Năm 1967, trong kế hoạch tổ chức văn khố của Bộ Văn hóa Xã hội đã có kế hoạch tổ chức lưu trữ cấp tỉnh để bảo quản TLLT của các cơ quan, tổ chức địa phương. Năm 1968, Bộ này có Dự án tổ chức văn khố của Việt Nam Cộng hòa, trong đó trình bày kế hoạch tổ chức lưu trữ ở địa phương với 2 hệ thống kiểm soát: Tòa Tỉnh trưởng quản lý về phương diện hành chánh; Nha Giám đốc văn khố quản lý về phương diện chuyên môn 2.
Luật Văn khố (năm 1973) của chính quyền VNCH ấn định Nha Văn khố quốc gia “Tổ chức và kiểm soát các cơ quan Văn khố địa phương”, và Điều 6 của Luật quy định “chính quyền trung ương và chính quyền địa phương có nhiệm vụ giúp đỡ một cách hữu hiệu việc thiết lập và tổ chức các cơ quan Văn khố quốc gia”.
Tình hình trên cho thấy, đã có nhiều dự án, kế hoạch và quy định về việc tổ chức lưu trữ cấp tỉnh đã được đặt ra. Tuy nhiên, trên thực tế, tổ chức lưu trữ cấp tỉnh của chính quyền VNCH vẫn chưa kiện toàn đúng mức.
Lưu trữ cấp xã
Cùng với những quy định tại Dụ số 57a ngày 24-10-1956, năm 1963, Tổng thống Ngô Đình Diệm đã ban hành Sắc lệnh số 45-NV ngày 03-5-1963 quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hành chính cấp xã. Trong Sắc lệnh này có một số điều quy định trách nhiệm của một số chức danh trong việc quản lý TLLT, cụ thể: “Thư ký xã phụ trách mọi công việc văn phòng và chấp giữ văn khố” (Điều 13), “Trưởng ban trị sự chấp giữ các sổ bộ và tài liệu có liên quan đến đến vấn đề kiểm tra nhân dân trong Ấp” (Điều 53), “Ủy viên kinh tế và tài chính chấp giữ các sổ bộ và tài liệu có liên quan đến vấn đề kiểm tra tài sản trong ấp” (Điều 57). 
Như vậy, các văn bản trên là cơ sở pháp lý cần thiết để thành lập các tổ chức lưu trữ thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan địa phương. Tuy vậy, trên thực tế, do điều kiện chiến tranh nên bộ máy tổ chức lưu trữ ở địa phương (tỉnh, xã) chưa được thiết lập đầy đủ nên việc bảo quản, bảo vệ và tổ chức sử dụng tài liệu ở địa phương vẫn còn nhiều hạn chế.
3. Xây dựng đội ngũ công chức lưu trữ đã được quan tâm từ khá sớm. Chính quyền Sài Gòn đã chú trọng ban hành các quy chế về các ngạch công chức và tiêu chuẩn các ngạch công chức lưu trữ. Chức vụ Giám đốc Nha văn khố và Thư viện quốc gia được quy định phải là người có bằng cao học về lưu trữ - thư viện và ưu tiên cho người có thêm bằng cổ tự học. Trong Sắc lệnh số 40-GD ngày 22-4-1963, Tổng thống VNCH đã ấn định quy chế riêng cho ngạch công chức giám thủ văn khố và thư viện. Các ngạch công chức này có nhiệm vụ tổ chức và kiểm soát các thư viện công trên toàn phạm vi toàn miền; tổ chức văn khố quốc gia và hướng dẫn các phòng văn khố trong các cơ quan của Chính phủ về phương diện chuyên môn; nghiên cứu, soạn thảo thư tịch; tổ chức sở nạp bản TW, thi hành các luật lệ liên quan đến vấn đề nạp bản. Sắc lệnh còn quy định cụ thể về các bậc (đẳng cấp) và chỉ số lương, các chức vụ có thể được đảm nhiệm, vấn đề thi nhập ngạch, tổng số nhân viên của ngạch giám thủ văn khố và thư viện.
Hai Nghị định số 651 và 652-GD/PC/NĐ ngày 3-5-1963 của Bộ Quốc gia Giáo dục đã ban hành các quy chế riêng đối với hai ngạch công chức quản thủ văn khố và thủ thư văn khố với nhiều quy định chi tiết về nhiệm vụ, các bậc, chỉ số lương, điều kiện tuyển bổ, các chức vụ sẽ được bổ nhiệm của các ngạch công chức này 3.
Đội ngũ công chức lưu trữ tuy không nhiều nhưng bước đầu đã hình thành từ các nguồn khác nhau như công chức từ thời Pháp được lưu dụng, công chức được gửi đi đào tạo ở nước ngoài và công chức được đào tạo, bồi dưỡng trong nước thông qua các khóa huấn luyện, tu nghiệp về nghiệp vụ lưu trữ công văn được mở ra từ rất sớm (năm 1956).
Tóm lại, những hoạt động về xây dựng tổ chức và đội ngũ công chức lưu trữ nêu trên đã góp phần hình thành hệ thống các cơ quan lưu trữ từ TW, trong quân đội và chính quyền địa phương (tỉnh, xã) của VNCH. Hệ thống tổ chức đó đã có những đóng góp tích cực đối với việc xây dựng và phát triển CTLT của VNCH. Những kết quả nổi bật như sớm xây dựng cơ quan quản lý CTLT toàn miền; ban hành Luật về “về văn khố tại Việt Nam”; bảo quản, bảo về nhiều khối tài liệu quan trọng, nhất là tài liệu lưu trữ của triều Nguyễn và Pháp thuộc đều gắn liền với những hoạt động có hiệu quả của các cơ quan lưu trữ VNCH.
Tuy vậy, việc xây dựng tổ chức và đội ngũ công chức lưu trữ của VNCH vẫn còn nhiều hạn chế như hệ thống tổ chức còn ở tình trạng “nặng đầu, nhẹ chân”, nghĩa là tổ chức bộ máy lưu trữ ở cấp TW khá hoàn chỉnh, nhưng ở cấp địa phương còn yếu kém; số lượng công chức lưu trữ còn thiếu; việc đào tạo bồi dưỡng chưa được tiến hành thường xuyên; chưa có những trường, lớp đào tạo chính quy các bậc trung cấp, cao đẳng hoặc đại học như chúng ta ngày nay.
Góp ý
Họ và tên: *  
Email: *  
Tiêu đề: *  
Mã xác nhận:
 
 
RadEditor - HTML WYSIWYG Editor. MS Word-like content editing experience thanks to a rich set of formatting tools, dropdowns, dialogs, system modules and built-in spell-check.
RadEditor's components - toolbar, content area, modes and modules
   
Toolbar's wrapper  
Content area wrapper
RadEditor's bottom area: Design, Html and Preview modes, Statistics module and resize handle.
It contains RadEditor's Modes/views (HTML, Design and Preview), Statistics and Resizer
Editor Mode buttonsStatistics moduleEditor resizer
 
 
RadEditor's Modules - special tools used to provide extra information such as Tag Inspector, Real Time HTML Viewer, Tag Properties and other.